home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / acct201 / help5.fil < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-07-12  |  3.4 KB  |  102 lines
  1.                      INDEX
  2.  
  3.            1. POSTING TRANSACTIONS
  4.            2. RECONCILING YOUR BANK ACCOUNT
  5.            3. PRINTING A TRIAL BALANCE
  6.            4. PRINTING ACCOUNT ACTIVITY
  7.            5. PRINTING THE INCOME STATEMENT
  8.            6. PRINTING THE BALANCE SHEET
  9.            7. CLOSING A MONTH
  10.            8. BACKING UP DATA FILES
  11.  
  12.             1. POSTING TRANSACTIONS
  13.  
  14. Although you may enter your transactions for a
  15. particular month at any time, they are not
  16. reflected in your accounts until they are
  17. posted. Although, this may seem to be an
  18. unnecessary step, it will prove useful if, for
  19. example, you wish to write a check for the
  20. month of May and you have not finished working
  21. on your statements for the month of April. Be
  22. certain that all of the transactions for a
  23. particular month are posted prior to printing
  24. the Income and Balance sheet statements.
  25. Posting transactions will reflect the amounts
  26. of these transactions in the current month
  27. columns.  Closing a month (see below) moves
  28. the amounts in the current months column into
  29. the previous months column and prepares your
  30. program for the next accounting month. Do not
  31. worry about posting a transaction twice. If
  32. you run the posting procedure more than once,
  33. there is no duplication of the posting of your
  34. transactions.
  35.  
  36.        2. RECONCILING YOUR BANK ACCOUNT
  37.  
  38. This procedure will enable you to reconcile
  39. your book balance in your bank account with
  40. the bank balance by marking all outstanding
  41. transactions.
  42.  
  43.           3. PRINTING A TRIAL BALANCE
  44.  
  45. This procedure will print out a trial balance.
  46. The use of this procedure is optional.
  47.  
  48.            4. PRINT ACCOUNT ACTIVITY
  49.  
  50. This is an optional procedure. It will print
  51. out a listing of all of your Account activity
  52. for the month grouped by Account number. It is
  53. useful if you wish to trace the activity in a
  54. particular account.
  55.  
  56.        5. PRINTING THE INCOME STATEMENT
  57.  
  58. This procedure will print the Income
  59. statement.
  60.  
  61.          6. PRINTING THE BALANCE SHEET
  62.  
  63. This procedure will print out the Balance
  64. sheet.
  65.  
  66.                 7. CLOSE MONTH
  67.  
  68. After you have printed out your transaction
  69. journals, posted your transactions, and
  70. printed out your Income and Balance Sheet
  71. statements for a month, you should close the
  72. month in order to prepare for the next month.
  73. Closing will move the amounts in the current
  74. months columns to the previous months columns
  75. and add these amounts to the amounts already
  76. there.
  77.  
  78.            8. BACKING UP DATA FILES
  79.  
  80. You should have a regular procedure for
  81. backing up your data files. A good time to do
  82. so would be after closing the month. As a
  83. minimum you should back up the Acctfile.dat
  84. file, the Transaction file for the current
  85. year (Tran91.dat for example), and the latest
  86. months data files.  Your latest months data
  87. files will have a file extension of Jan, Feb,
  88. etc.  before closing, and 01, 02, etc.  after
  89. closing. Any time the Vendcode.dat,
  90. Jrncode.dat, or the Depcode.dat files are
  91. modified, they should likewise be backed up.
  92. You may also use this back up procedure for
  93. examining a list of your data files. Just
  94. select the "Back Up Files" item from the menu
  95. and your files will be listed on the screen.
  96. Then instead of pressing the F10 key to
  97. complete the back up procedure, press the
  98. Escape key instead. You will be returned to
  99. the End of Month menu without completing the
  100. back up procedure.
  101.  
  102.                      END.